چگونه یک کنفرانس خبری برگزار کنیم؟
ارتباط با رسانه ها
ارتباط با رسانه ها که زیر مجموعه ارتباطات برون سازمانی و یکی از عمده ترین وظایف روابط عمومی هاست اکنون بعنوان سهل الوصول ترین و متداول ترین راه ارتباط با مخاطبان انتخاب می شود .
رسانه ها به عنوان یک امکان بالقوه، مناسب ترین فرصت را برای ارتباط روبط عمومی و افکار عمومی فراهم می سازد .
" جیمز باچانان "مؤسس و پایه گذار " روابط عمومی دنیای واقعی 13 قانون برای ارتباط با رسانه ها به شرح زیر برشمرده است :
1. هر گزارشگر یک گزارشگر کلیدی است : خبرنگاران شغلهای خود را عوض می کنند (یعنی از سرویسی به سرویس دیگر یا از روزنامه ای به روزنامه دیگر می روند).
2. نشریات اینترنتی را نادیده نگیرید : نشریات اینترنتی معمولاً به دنبال اخبار هستند . به علاوه ، اکثر نشریات معتبر یک سایت اینترنتی هم دارند .
3. به اخبار مرده ( اخباری که دارای ارزش خبری نیستند ) احترام بگذارید : شغل گزارشگر، شغلی انتقادی و بسیار وابسته و حسّاس به زمان است . اگر نمی توانید اخبار را به روز تهیه کنید سریعاً به آنها اطّلاع دهید تا بتوانند آنچه را می خواهند از جای دیگری پیدا کنند .
4. اخبارتان را با ارزش نشان دهید / بسازید : سعی کنید "اخبار"و مطالب رسانه ای را در محصول خود بیابید و با آن پیش بروید .
5. نقل قولها و مطالب خود را انسانی کنید : اگر مصاحبه ای می کنید یا یک خبر رسانه ای می نویسید سعی کنید آن را به خوبی و شایسته بیان کنید . تلاش کنید تا شباهت ها و نقاط مشترکی را بیابید که برای عموم قابل فهم باشد .
6. نشریه و اهداف خوانندگان خود را بشناسید : در مورد نشریاتی که به نقطة اختلاف نظر یا تفاوت های بین محصول شرکت شما و همکارانتان تأکید می کنند حسّاس باشید .
7. بر علیه مجلّات دیگر رقابت راه نیندازید : راهی بیابید تا برای هر مجلّه موضوعات مختلف با جنبه و زاویه ای متفاوت از همان داستان ارائه دهید .
8. دور اندیشانه فکر کنید : انتظار نداشته باشید زمانی که اخباری ندارید گزارشگران را نادیده بگیرید و هر وقت آنان را لازم دارید با خواهش شما اخبار شرکتتان را چاپ کنند.
9. منابع تان را تقسیم کنید : کارکنان ، مدیران و مشتریان را در ارایه اطلاعات مفید به خبرنگاران شریک کنید.
10. رقیب خود را بشناسید : بدانید رقیبانتان راجع به خودشان و شما چه می گویند . این مطلب به شما کمک می کند که جوابهای مناسبی را بیابید و مطالب خود را برای مبارزه و روبرو شدن با دیدگاه های منفی که یک گزارشگر ممکن است در مورد شرکت شما یا خدمات و محصولات آن داشته باشد ، آماده کنید .
11. هوشیارانه پیگیری کنید : مایة آزار و اذیت نباشید : اگر یک مصاحبه یا خبر رسانه ای احتیاج به پیگیری دارد با همه امکاناتی که در اختیار دارید پیگیر آن باشید . اما تماس نگیرید که ببینید آیا خبر شما چاپ می شود یا خیر .
12. تمام مطالب رسانه ای خود را مطابق با نیازهای مجله و خبرنگاران فراهم کنید : اگر شک دارید ، بپرسید .
13. اخلاق گرا باشید : این مطلب در مورد تمام فعالیت های روابط عمومی شما ، نه فقط روابط رسانه ای صدق می کند . ارزش های اساسی خود را برای دستاورد ها و اهداف کوتاه مدّت قربانی نکنید"(2) .
